Popis práce vedoucího kanceláře s sekretářskými funkcemi: funkce a požadavky

I s malými zaměstnanci, včetně pouze vedoucího společnosti a jejích zaměstnanců, je zapotřebí odpovědného zaměstnance, který by byl organizační silou, byl schopen řídit a řídit pracovní proces - tato myšlenka určuje text popisu práce vedoucího kanceláře.

Takové postavení vyžaduje, aby uchazeč měl řadu specifických dovedností a vhodného vzdělání, jakož i schopnost interakce s lidmi. Tento seznam požadavků však není omezen na.

Popis práce

Již ve fázi podání žádosti o místo se může uchazeč seznámit s normativním aktem upravujícím jeho práva, povinnosti a oblast odpovědnosti ve společnosti. Takový dokument se nazývá popis práce. Skládá se z pěti hlavních sekcí:

1. Obecná ustanovení Obsahují veškeré organizační informace: název podniku, zastávanou pozici a strukturální jednotku, ke které patří. Označuje také podřízenost, postup při obsazení funkce a odvolání, jakož i požadavky na vzdělání a kvalifikaci.
2. Povinnosti. V této části jsou uvedeny povinnosti zaměstnance a způsob, jak je implementovat.
3. Práva zaměstnance, to znamená všechny další funkce, které přispívají k efektivnímu plnění povinností.
4. Odpovědnost. V souladu s touto částí vedení rozhoduje o hodnocení kvality práce, povýšení nebo pokuty.
5. Vztah. Tato část upravuje veškerou komunikaci s externími a interními jednotkami, které mohou zaměstnanci vzniknout při výkonu jeho funkcí.

Zásady psaní popisů práce

Normativní základ pro přípravu těchto dokumentů je Kvalifikační adresář pozic vedoucích pracovníků, specialistů a dalších zaměstnanců (1998). Při jeho vývoji byla věnována značná pozornost popisu postavení a podmínek, za kterých si zaměstnanec plní své povinnosti. Specifika práce jsou obsažena v názvu dokumentu, například „Popis práce sekretáře“ (vedoucí kanceláře nebo hlavní účetní).

Pokud navíc existují dva příspěvky se stejnými jmény, ale s různými úkoly, měly by být připraveny různé dokumenty odrážející tyto rozdíly. Popisy funkcí vedoucího kanceláře důstojníka mají určité odlišnosti od stejného regulačního aktu pro sekretáře.

Požadavky na správce Office

Tak či onak, kandidát na pozici bude muset vést lidi. Může to být jen pár lidí v malé společnosti nebo celý administrativní personál ve velkém podniku. Žadatel musí být přirozeným uživatelem PC a musí být schopen pracovat s jiným kancelářským zařízením (skener, tiskárna nebo fax). Vedoucí kanceláře je často zástupcem společnosti, proto je nezbytnou podmínkou povinná řeč a schopnost psát obchodní dopisy. Společnosti velmi často vyžadují, aby tito zaměstnanci věděli základy papírování a pracovního práva. Znalost alespoň jednoho cizího jazyka je stále žádoucí dovedností, nicméně při žádosti o velký podnik je to již jeden z povinných požadavků.

V některých případech musí vedoucí kanceláře kombinovat své povinnosti s funkcemi ostatních zaměstnanců. To vede ke zvýšení požadovaných dovedností. Administrativní pracovník s funkcemi účetního tedy musí mít odpovídající vzdělání a speciální programy.

Hlavní odpovědnosti

Typický popis práce vedoucího kanceláře s sekretářskými funkcemi zahrnuje následující položky:

• zpracování pošty, příchozí i odchozí; jejich přerozdělování v rámci společnosti;
• kontrola načasování plnění závazků vyplývajících ze smluv a dohod;
• uskutečňování odchozích a příchozích hovorů;
• spolupracovat s klienty a zástupci partnerských společností;
• sledování dostupnosti potřebných tiskovin;
• udržování kancelářského vybavení v provozním stavu a přivolání odborníků v případě poruchy;
• rozdělení času v pracovním plánu (v některých případech na hlavu);
• organizace potřebných akcí (setkání, konference, služební cesty, firemní večírky);
• protokolování schůzek;
• aktualizace a doplňování čerstvého obsahu na firemní stránce.

Tento seznam obsahuje pouze základní požadavky. Ostatní položky mohou být přidány v souladu se specifikami uzavřené pracovní smlouvy. Například popis práce vedoucího kanceláře s funkcemi úředníka vyžaduje, aby zaměstnanec vedl a poskytl veškerou účetní dokumentaci včas, nebo aby v případě jeho nepřítomnosti nahradil vedoucí personálního oddělení.

Další povinnosti

Kromě hlavních funkcí obsahuje popis práce vedoucí kanceláře seznam různých povinností, které se mohou lišit v závislosti na pokynech společnosti. Vedoucí kanceláře může být požádán, aby spolupracoval se správními úřady, tj. Získal povolení k obchodování, otevřel pobočku společnosti nebo dceřiné společnosti atd.

Jedním z nejdůležitějších úkolů je skutečné řízení společnosti bez jejího ředitele. To je samozřejmě možné pouze tehdy, pokud se zaměstnanec etabloval jako odpovědná a spolehlivá osoba, na kterou se může spolehnout. Kromě toho popis práce vedoucího kanceláře často obsahuje klauzuli o nutnosti vypracovat obecnou plnou moc. Takový dokument může být například vyžadován k přijímání poštovních zásilek vysokého stupně důležitosti.

Neformální požadavky

Velké společnosti obvykle umožňují předem se seznámit s ukázkovým popisem práce vedoucího kanceláře pro kandidáty na tuto pozici, aby si byli plně vědomi seznamu požadavků a povinností.

Ale i při pohledu na tyto pravomoci musí žadatel pochopit, že zůstává jedním z mnoha zaměstnanců podniku. V tomto ohledu bychom neměli zapomenout na to, co není v popisu práce uvedeno. Vedoucí kanceláře s funkcí tajemníka musí být osoba, která má delikátní smysl pro čas, aby ji mohla distribuovat podle potřeby.

Úkoly pro organizaci pracovního postupu

Nejdůležitějším požadavkem jeho práce je efektivita, takže osoba, která má takovou funkci, je povinna ekonomicky spotřebovávat kancelářské materiály, kontrolovat množství spotřebované elektřiny.

U ostatních zaměstnanců je vedoucí kanceláře zodpovědný téměř na stejné úrovni jako hlava. Na základě toho musí zajistit, aby pracovní podmínky byly v souladu s uznávanými hygienickými normami a bezpečnostními pravidly. Konečně při výkonu svých přímých povinností získává vedoucí kanceláře přístup k utajovaným dokumentům, a proto je jedním z požadavků podepsání dohody o nezveřejnění obchodních tajemství nebo jiných informací, které by mohly poškodit postavení společnosti na trhu.

Práva správce kanceláře

Výkon takového počtu úkolů samozřejmě umožňuje zaměstnanci vykonávat zvláštní práva. Jsou také uvedeny v popisu práce vedoucího kanceláře. Podstata některých z nich, například schopnost přístupu k důvěrným informacím, pramení přímo z potřeby plnit své pracovní povinnosti. Ostatní jsou spojeni s oprávněními k napájení. Vedoucí kanceláře má tedy právo požadovat od ostatních zaměstnanců, aby napravili chyby, kterých se dopustili z nedbalosti ve výrobních dokumentech, aby jim určili velikost pobídky nebo uložili sankce za nedbalost.

Vedoucí kanceláře je často spojovacím článkem mezi zaměstnanci a osobami s rozhodovací pravomocí. Takové postavení mu umožňuje dosáhnout lepších pracovních podmínek a prezentovat kolektivní přání ke zlepšení kvality práce jak konkrétního oddělení, tak celého podniku.

Funkce popis práce vedoucí kanceláře obchodního oddělení

Vedoucí kanceláře jsou ve velkých a ne tak velkých společnostech již dlouho nepostradatelní, takže k obsazení takového volného místa potřebují speciální dovednosti. Běžným případem je situace, kdy několik administrativních pracovníků se zvláštními funkcemi, které jsou pod dohledem jedné, pracuje ve stejném podniku. Jejich popisy úkolů se v podstatě shodují, ale liší se v další sadě funkcí.

Pokud tedy vedoucí kanceláře pracuje v obchodním oddělení, může popis jeho práce obsahovat například:

• hledat nová prodejní místa;
• sledování změn ve struktuře poptávky;
• příprava zpráv o perfektním prodeji;
• přímá práce s klientem na přijímání objednávek a jejich následné zpracování;
• práce na informování zákazníků o možných změnách v sortimentu zboží a přepočtu cen;
• organizace potřebných setkání;
• podpisování smluv o dodávkách zboží.

Další požadavky se mohou týkat specifik zboží nabízeného společností. Je-li společnost spojena s prodejem nemovitostí, mohou povinnosti vedoucího kanceláře zahrnovat přípravu informačních brožur a přípravu konkrétních dokumentů.

Odpovědnost vedoucího kanceláře

V případě neplnění svých povinností, při páchání trestných činů, včetně odhalování obchodního tajemství nebo při provádění jiných jednání poškozujících image společnosti, odpovídá vedoucí kanceláře v souladu s normami správního, občanského a trestního zákoníku. Pokud byla organizaci způsobena věcná škoda, bude trest uložen v souladu s ustanoveními zákoníku práce.