Jak vytvořit pracovní profily pro hledání cenných zaměstnanců?

Před každým manažerem nebo HR manažerem se dříve či později stává otázka obsazení volné pozice. Výběr dobrého specialisty není snadný úkol. Za tímto účelem manažeři často sestavují profily pracovních míst, které vám pomohou orientovat se v požadavcích na uchazeče.

Definice pojmu

Profily pracovních pozic jsou souborem odborných a osobních kompetencí, které musí uchazeč o práci splňovat. V současné době neexistuje formalizovaný popis charakteristik, které by měl mít zástupce určité profese, a proto manažeři tyto dokumenty vypracovávají nezávisle.

Můžeme říci, že profil pozice je druhem standardu, podle kterého musí zaměstnanec plnit své povinnosti. Popis by měl být podrobný, a co je nejdůležitější - realistický. Dokument by měl zobrazovat následující hlavní položky:

• místo a význam pozice v organizační struktuře konkrétního podniku;
• funkční povinnosti, které musí vykonávat zaměstnanec přijatý pro tuto funkci;
• profil, který uvádí základní kompetence, které by měl mít kandidát na pozici;
• osobní vlastnosti, které jsou nezbytné pro plnění určitých povinností;
• minimální seznam požadavků, které organizace klade na své zaměstnance.

Můžeme tedy říci, že pracovní profily jsou souborem charakteristik, které musí zaměstnanec splnit. Jedná se o specifický standard, který popisuje odpovědnosti, jakož i kvalifikaci a osobní parametry žadatele.

Proč potřebuji profily práce

HR manažeři se pravidelně potýkají s problémem uzavření volné pozice. Nemáte-li vyčerpávající profil pozice, neměli byste pokračovat s přímým výběrem zaměstnanců. Tento dokument je nápověda, která se používá v následujících případech:

• výběr kandidátů na obsazení volných míst;
• pro certifikaci již pracujících pracovníků s cílem odhalit míru souladu s vykonávanou funkcí (to platí i pro zaměstnance, kteří prošli zkušební dobou);
• za účelem vypracování plánů vzdělávání zaměstnanců a dalšího vzdělávání;
• pokud potřebujete vytvořit rezervu personálu pro budoucnost;
• za účelem plánování kariérního růstu a dalšího povýšení zaměstnanců na vedoucí pozice v organizaci.

Poměrně často je profil práce kandidáta na místo zaměňován s popisem úlohy. Zásadní rozdíl mezi těmito dvěma dokumenty je v tom, že druhý je sestaven na základě právních požadavků. Popis práce je obecný dokument, který je připraven pro povolání jako celek, a nikoli pro konkrétního zaměstnance konkrétní organizace. Definuje hlavní povinnosti a pracovní podmínky. Profil úlohy je dokument místní povahy, který nemá jasné požadavky na obsah a strukturu. Personální manažer (nebo jiní zaměstnanci) jej sestavuje na základě svých vlastních zkušeností nebo obecné praxe organizace.

Odborné kompetence

Každá pozice vyžaduje, aby zaměstnanec měl určité kompetence. Jedná se o kvalifikační charakteristiky, které jsou nezbytné pro provedení určitých prací. Profil kompetence příspěvku tedy obvykle zahrnuje následující položky:

• strategické myšlení (znamená schopnost vytvářet dlouhodobé plány s přihlédnutím k možným rizikům a alternativním možnostem);
• vliv na ostatní (schopnost bránit svůj názor a přesvědčit ostatní o jeho správnosti);
• dovednosti pro řešení problémů (schopnost adekvátně reagovat na nestandardní situace a obtíže a rychle z nich najít cesty);
• vyhledávání informací (výběr a filtrování dat, schopnost najít a používat relevantní zdroje);
• schopnost pracovat s klienty a protistranami (s ohledem na zájmy, porozumění psychologii, uspokojování přání a potřeb);
• flexibilita (rychlá reakce a rozhodování v souladu se měnící se situací);
• zaměřit se na kvalitu (znalost a splnění všech požadavků a norem, stejně jako touha po neustálém zlepšování).

V závislosti na dané pozici lze seznam kompetencí rozšířit nebo zúžit. Profesní profil pozice obsahuje nejen požadavky, ale také stupeň jejich závažnosti (základní, vysoký, maximální). Tento ukazatel lze určit pohovorem nebo speciálními psychologickými testy.

Jak je kompilován

Vypracování profilu příspěvku je poměrně pracný proces. Jeho nezbytnost je způsobena skutečností, že tento dokument vám umožňuje určit parametry, které by měl mít cenný zaměstnanec. Po správném zformulování profilu personální oddělení výrazně usnadňují proces vyhledávání a výběru nových zaměstnanců. Při sestavování dokumentu je vhodné dodržovat řadu doporučení a pravidel:

• Název příspěvku by měl být stručný a jasně odrážet jeho podstatu. Za zmínku také stojí krátký popis, který bude obsahovat seznam hlavních povinností zaměstnance. Může být prezentován jako seznam úkolů. To bude základem profilu příspěvku.
• Seznam základních informací o pozici by měl zahrnovat nejen pořadí práce, ale také výši platu, což bude jedním z klíčových bodů v rozhovoru. Rovněž stojí za to popsat hierarchii podřízenosti a přibližný seznam osob, s nimiž bude nový zaměstnanec muset interagovat.
• K plnění pracovních povinností je zapotřebí soubor specifických kompetencí. Tento seznam by neměl být příliš rozsáhlý (ne více než 10 bodů). Lze jej sestavit na základě osobních zkušeností, teoretického výzkumu, pozorování zaměstnanců a sociologického průzkumu. Kompetence můžete rozdělit do několika skupin (například konkrétní a firemní).

Profil by měl být stručný a prostorný. To vám umožní získat komplexní informace, aniž byste museli trávit příliš mnoho času jejich zpracováním.

Hlavní fáze stvoření

Vývoj pracovního profilu zahrnuje několik po sobě jdoucích fází:

• V první fázi přípravy dokumentu je třeba pečlivě prostudovat popisy práce a veškeré informace týkající se specifik podniku. Můžete vést rozhovory se zaměstnanci nebo sociologický průzkum pomocí standardizovaných formulářů.
• Dále je určen okruh osob, které budou přímo zapojeny do práce. Častěji než ne, se personalisté zabývají touto otázkou. Je však také důležité zapojit manažery jiných služeb, pro které jsou profily sestavovány. Práce lze provádět společně nebo samostatně s následnou integrací výsledků do konečného pracovního dokumentu.
• Třetí etapa zahrnuje studium organizační struktury podniku za účelem určení místa pozice v něm. Měli by být identifikováni podřízení a bezprostřední nadřízení, kterým nový zaměstnanec zprávu podá.
• Následuje podrobný popis funkčních povinností, které odpovídají konkrétní pozici. Základem jsou nejen právní akty, ale také osobní zkušenosti v konkrétním podniku.
• V páté fázi musí vedoucí personálu (nebo jiný specialista, který se podílí na přípravě profilu) stanovit seznam znalostí a dovedností, které budou vyžadovány pro výkon pracovních povinností. Jde o profesionální kompetence.
• Po definování kompetencí je důležité je rozdělit podle stupně důležitosti a podle úrovně, v jaké by je měl mít specialista. To usnadní výběrové řízení.
• Dále musí účastníci pracovní skupiny určit, jaké osobní vlastnosti by měl mít uchazeč o obsazení volného místa. Charakteristické rysy jsou někdy ještě důležitější než odborné kompetence, protože ty se mohou rozvíjet a první se může stát vážnou překážkou v pracovním procesu.
• V osmé fázi je nutné stanovit obecné požadavky na zaměstnance. Obvykle se jedná o pohlaví, věk, úroveň vzdělání nebo pracovní zkušenosti atd. Stojí za zmínku, že první dvě označení nejsou vždy vhodná k použití, protože zákon je může interpretovat jako diskriminaci.
• Poslední fáze zahrnuje definování kritérií, podle kterých bude stanovena efektivita práce zaměstnance. Mohou být použity během zkušebního období nebo k pravidelnému hodnocení kvality práce stávajících pracovníků.

Je třeba poznamenat, že tento algoritmus není povinný pro dodržování ve všech organizacích. V závislosti na velikosti podniku a specifikách jeho organizační struktury mohou být některé fáze vynechány a mohou být zavedeny další.

Ukázka kompilace

V současné době neexistuje jednotná podoba, podle které by byl sestavován profil požadavků na pozici. A samotné profese v každém podniku mohou mít specifické požadavky. Nicméně manažeři lidských zdrojů již vyvinuli určitou praxi, podle které je sestavován profil práce. Ukázka může vypadat takto:

• pracovní pozice podle tabulky zaměstnanců;
• stručný popis (co by měl zaměstnanec udělat);
• základní podmínky (pracovní harmonogram, úroveň odměny atd.);
• požadavky kladené na uchazeče o místo (úroveň vzdělání, pracovní zkušenosti v konkrétní oblasti, určité zvláštní dovednosti);
• rozšířený seznam pracovních povinností;
• firemní kompetence, které by měl mít potenciální zaměstnanec konkrétní organizace;
• psychologické testy a další metody posuzování souladu zaměstnance s konkrétním postavením.

Toto je přibližná šablona. Nejčastěji se jedná o strukturu profilu úlohy. Vzorek může být rozšířen nebo zúžen v závislosti na struktuře organizace. Pro konkrétní příspěvky lze také zadat další parametry.

HR profil

Personální manažer je jednou z nejvíce odpovědných funkcí v podniku, protože kvalitativní složení zaměstnanců závisí na tomto zaměstnanci. Proto jsou kladeny zvláštní požadavky na personální důstojníky, které se odrážejí v takovém dokumentu, jako je profil pozice. Vzorek může být následující:

• pracovní dovednosti s lidmi (personální manažer musí mít komunikaci a řešení sporů);
• rychlé zapojení (personalista by neměl být lhostejný, měl by mít zájem na řešení určitých otázek);
• převzetí iniciativy v záležitostech týkajících se zlepšení struktury a kvality personálu;
• otevřenost vůči komunikaci (tato kvalita je nezbytná s ohledem na specifické rysy pozice);
• nadšení při řešení aktuálních problémů;
• pozitivní náladu, která bude předána všem ostatním členům týmu;
• schopnost vést konverzaci (je to manažer, který hraje vedoucí roli v rozhovoru s potenciálními a skutečnými zaměstnanci);
• vůdčí schopnosti;
• dovednosti mluvení na veřejnosti (pro předkládání zpráv a zpráv vrcholovému vedení, jakož i vedení seminářů pro podřízené);
• nestandardní myšlení pro kreativní rozhodování v mimořádných situacích;
• řečnické dovednosti, přesvědčivost prohlášení;
• rychlost myšlení a rychlost v akcích;
• schopnost přizpůsobit se měnícím se podmínkám (a také pomoci nově najatým zaměstnancům);
• nedostatek strachu z rizika (tato charakteristika by měla být mírně vyjádřena);
• nezávislost v rozhodování;
• schopnost experimentovat a najít nové přístupy k řízení;
• smysl pro humor, který pomáhá zrušit stresující a stresové situace.

Profil pozice vedoucího odpovědného za výběr personálu by měl být vypracován se zvláštní péčí, protože tato pozice je jedním z klíčů v každém podniku. Osoba žádající o tuto funkci musí plně splňovat požadavky, protože odpovědnost za vytvoření personálu zůstává na jeho bedrech.

Požadavky manažera prodeje

Poměrně často se můžete setkat s takovým volným místem jako vedoucí prodeje. Přestože mnoho mladých lidí začíná svou profesní dráhu s podobnou prací, jsou žadatelům již v této fázi kladeny poměrně vážné požadavky. Typický profil pozice manažera prodeje je následující:

• připravenost k neustálé komunikaci s celou řadou lidí (dodavatelé, zákazníci, zákazníci atd.);
• schopnost rychle se rozhodovat po jednáních s protistranami;
• schopnost udržovat v rozhovoru optimistickou náladu a vytvářet atmosféru důvěry;
• kreativita myšlení (důležitá při prezentaci produktu);
• schopnost racionálně organizovat svůj čas (protože práce zahrnuje mnoho každodenních setkání a vyjednávání);
• diplomatický tón při komunikaci s dodavateli a zákazníky;
• emoční rovnováha, schopnost zůstat klidná ve stresových situacích a rychle najít cestu ven z konfliktů;
• schopnost najít společný jazyk s různými typy osobností;
• loajalita k prodávanému produktu.

Stojí za zmínku, že je uveden velmi přibližný profil pozice. Příklad lze rozšířit nebo zkrátit podle potřeb konkrétní organizace.

Základní přístupy k profilu práce

Vypracování profilu práce lze provést podle dvou hlavních přístupů:

• Situační přístup znamená, že se dokument sestavuje v naléhavých případech, kdy je naléhavé zavřít volné místo. Protože je čas velmi omezený, je dokument vypracován velmi přibližně a uvádí pouze nejzákladnější požadavky na potenciálního zaměstnance. V budoucnu může tento obrobek sloužit k vytvoření úplného profilu.
• Metodický přístup vyžaduje důkladnou práci, v jejímž důsledku se budou rozvíjet jasné rysy pozice, nezbytné kompetence, osobní kvality a funkční oblasti odpovědnosti. Bude obsahovat všechny komplexní informace, a proto bude považován za pracovní dokument při vyhledávání a výběru pracovníků. Jak organizace podstoupí nějaké reformy, profil také podstoupí změny.

zjištění

Je třeba poznamenat, že pro úspěšný výběr personálu je důležité, aby byl profil pozice vypracován v podniku. Je docela obtížné uvést příklad sjednoceného dokumentu, protože tento problém není upraven zákonem, ale zůstává na uvážení vedoucích podniků.

Profil je jedním z hlavních nástrojů, které se používají při výběru kandidátů na konkrétní volné místo. Kromě toho lze v souladu s tímto dokumentem provádět pravidelné certifikace personálu nebo ověřování na základě výsledků zkušebního období. V závislosti na výsledcích studie lze identifikovat pokyny ke zlepšení úrovně kvalifikace.

Při sestavování profilu lze použít jeden ze dvou přístupů. Situace nastane, když je naléhavé ukončit volné pracovní místo. V tomto případě lze popis úlohy provést velmi přibližně a uvést pouze hlavní charakteristiky. Pokud hovoříme o metodickém přístupu, pak se vytváří podrobný podrobný dokument, který se neustále používá při výběru zaměstnanců.

Typický proces vývoje pracovního profilu zahrnuje absolvování několika po sobě jdoucích fází. Nejprve si prostudujeme charakteristiku profese a požadavky na něj stanovené regulačními právními akty. Rovněž je nutné vytvořit skupinu kompetentních odborníků, kteří se budou podílet na přípravě dokumentů. Profil je sestaven s ohledem na organizační strukturu podniku, a proto by měl být také pečlivě prostudován. Hlavní částí dokumentu je popis pracovních povinností potenciálního zaměstnance a požadavky na kompetence. Rovněž stojí za to věnovat pozornost osobním kvalitám (společenskost, odolnost vůči stresu atd.).