Vedoucí kanceláře - kdo to je? Povinnosti vedoucího kanceláře

„Plankton“, „manažeři“ - všechny tyto nestranné definice se vztahují k práci administrativních pracovníků. Je však taková práce tak zbytečná? Vedoucí kanceláře - kdo to je? Jaké jsou jeho povinnosti?

Vedoucí kanceláře - kdo to je?

Povolání vedoucího kanceláře je často zaměňováno s povoláním sekretáře. Mezi těmito specialitami však stále existuje rozdíl. Takže, vedoucí kanceláře - kdo to je?

Správcem této oblasti je vedoucí kanceláře nebo správce. Reguluje kancelářskou práci, protože je důležitým informačním spojením mezi zaměstnanci a nadřízenými, klienty a zaměstnanci atd.

Čím aktivnější je činnost organizace, tím více problémů má každodenní malé organizační záležitosti a dokumentace. Jejich implementace a poskytuje vedoucí kanceláře.

Zajišťuje, aby všechny aktuální dokumenty i příkazy jeho nadřízených byly řádně provedeny. Zároveň by měly být výkonné příkazy včas sdělovány zaměstnancům společnosti, měly by být brány v úvahu všechny stížnosti návštěvníků a návrhy zaměstnanců by měly být sdělovány orgánům.

Kancelářská práce i komunikace ve společnosti tak částečně spadají na ramena manažerů kanceláří.

Místo výkonu práce a plat

V každé společnosti, která má kancelář, vedoucího a alespoň několik zaměstnanců, je zapotřebí správce kanceláře. V malých organizacích je seznam úkolů takového specialisty mnohem menší než například v obrovské společnosti. Ve velké společnosti může být několik vedoucích kanceláří a každý z nich je přidělen do svého vlastního oddělení.

Ukazuje se, že poptávka po těchto specialistech je poměrně vysoká a pravděpodobně bude i nadále růst. Neexistují však prakticky žádné kariérní vyhlídky. Zejména pokud osoba kromě správy kanceláře již nevlastní žádné povolání.

Vzhledem k tomu, že povinnosti nejsou příliš složité, konkurence na jedno pracovní místo, alespoň v Rusku, je poměrně vysoká - 6 lidí na volné pracovní místo. Zároveň je nízká mzda podle kapitálových standardů - 27 tisíc rublů.

V kulturním hlavním městě - Petrohradu - je plat těchto pracovníků o 5-7 tisíc nižší a konkurence je mnohonásobně vyšší. Čím dále na okraji země, tím nižší plat a čím více uchazečů o místo.

Nezbytné osobní vlastnosti

Příkazy přijaté vedoucím kanceláře zpravidla vyžadují naléhavé a rychlé provedení. Z tohoto důvodu je žadatel v první řadě vyžadován pečlivost, rychlost a přesnost. Důležitá je také dobrá paměť a koncentrace.

Osoba zastávající tuto funkci by měla být přátelská a společenská, protože v některých situacích vystupuje jako zástupce společnosti před klienty.

Vedoucí kanceláře musí mít kompetentní a logicky strukturovanou řeč, stejně jako hlavní obchodní etiku, protože se často podílí na organizování obchodních jednání a firemních setkání.

Nebolí to ani užitečné znalosti, jako je telefonní číslo dobrého elektrikáře nebo donáška obědů. Opravdu, v mnoha společnostech, pořadí v kanceláři, stejně jako sytost zaměstnanců jsou také řízeny manažerem.

Základní dovednosti Office Manager

1. Prvním požadavkem na takového zaměstnance je dobrá znalost PC a internetu. Pokud žadatel bude kromě Wordu a Excelu vlastnit Photoshop nebo Office Picker Manager, je to další důvod, proč si ho najmout, a ne někoho jiného.
2. Vysoká rychlost tisku. Schopnost rychle psát texty je jedním z nejdůležitějších pro vedoucího kanceláře.
3. Dovednosti v administrativním řízení získané v předchozích pracovních pozicích jsou vyžadovány, pokud osoba získá práci ve velké společnosti.
4. Papírové dovednosti. Dokumentace je jednou z hlavních povinností tohoto typu odborníků, takže základní znalosti jsou nezbytné.
5. Sebevědomé používání kancelářské techniky. Faxy, tiskárny, skenery - to vše by mělo být v kompetenci vedoucího kanceláře.
6. Dovednosti kompetentní a diplomatické komunikace. Vedoucí kanceláře musí nejen komunikovat kompetentně, ale musí být schopen v případě potřeby vyřešit konfliktní situace.
7. Znalost cizího jazyka. Ve velkých mezinárodních společnostech musí vedoucí kanceláře ovládat alespoň základní angličtinu.

Obecná ustanovení popisu práce

Pozici vedoucího kanceláře schvaluje generální ředitel společnosti. V různých společnostech se může v některých ohledech lišit, ale obecně se jeho hlavní ustanovení nemění. Před podepsáním pracovní smlouvy je nutné seznámit se s pracovním pokynem, abyste si později nemohli stěžovat, že splnění určitých povinností nebylo součástí vašich plánů.

Obecná ustanovení mohou uvádět:

• kdo je zodpovědný za najímání vedoucího kanceláře;
• kdo má právo ho zbavit funkce;
• komu zaměstnanec podává zprávu;
• kdo odpovídá vedoucímu kanceláře;
• který vykonává povinnosti vedoucího kanceláře v jeho nepřítomnosti atd.

Vedoucí kanceláře se obvykle hlásí generálnímu řediteli. Správci kanceláře hlásí kurýry, řidiče, čističe atd.

Také ve všeobecných ustanoveních lze stanovit, který zaměstnanec, s jakou úrovní kvalifikace může být na popsané místo přijat.

Přímé povinnosti

Další odstavec pokynů stanoví povinnosti vedoucího kanceláře.

U obnovených pracovních míst často žadatelé v samostatném sloupci uvádějí, jaké povinnosti plnili při předchozí kancelářské práci. Zaměstnavatel tak získá více informací o dovednostech uchazeče.

Jaké položky mohou být přímou odpovědností vedoucího kanceláře?

1. Dohlíží na telefonní hovory. Zaměstnanec musí odpovídat na příchozí hovory, podle svých nejlepších schopností, odpovídat na dotazy oponentů a také informovat své nadřízené o informacích, které požádal o předání.
2. Kurátor dokumentace. Ukládání a evidence dokumentů, kontrola korespondence, provádění objednávek atd. - To jsou přímé odpovědnosti vedoucího kanceláře.
3. Rozmnožování dokumentů. Na základě zvláštních pokynů šéfa provádí zaměstnanec kopírování a duplikování práce.
4. Vytváření dopisů, žádostí - tj. Korespondence s partnery, zákazníky nebo dodavateli na žádost okamžitého nadřízeného.

Povinnosti vedoucího kanceláře mohou zahrnovat nejméně šest dalších druhů práce. V každé společnosti je však zátěž specialistů v této kategorii stanovena individuálně.

Práva správce kanceláře

Jakýkoli pokyn vedoucího kanceláře zahrnuje nejen povinnosti, ale také práva.

1. Poskytnout úplné informace. K plnění určitých úkolů má vedoucí kanceláře právo požadovat poskytnutí takového množství informací, včetně důvěrných, které potřebuje.
2. Zvukové racionalizační návrhy. Pokud jsou pro organizaci kancelářské práce nezbytné inovace nebo dodatečné příkazy generálního ředitele, pak je vedoucí pracovník oprávněn nabídnout jejich zavedení.
3. Vyžadovat správné pracovní podmínky. Pokud úřední povinnosti nelze plnit z důvodu nedostatku nezbytných podmínek, může vedoucí kanceláře požadovat jejich vytvoření.
4. Jednat v kompetenci. Po prostudování popisu práce má zaměstnanec právo rozhodovat a vydávat příkazy, ale pouze v rámci své kompetence.

Toto je hrubý průvodce právy, které má vedoucí kanceláře. Mohou být doplněny nebo sníženy v závislosti na specifikách instituce.

Odpovědnost

Vedoucí kanceláře je povolání, které také zahrnuje určitou odpovědnost. Jeho rozsah a trest za porušení pravidel určuje každý zaměstnavatel samostatně. Nejčastější body, za něž je v popisech pracovních míst odpovědná, vypadají asi takto.

1. Za nedbalý přístup k jejich povinnostem. Předčasné provedení příkazů a jakákoli jiná nedbalost je vinou zaměstnance, za kterou je nutné odpovědět.
2. Pro zveřejnění důvěrných informací. V pracovních smlouvách a popisech pracovních míst musíte pečlivě přečíst ustanovení o důvěrnosti informací. Pro její odhalení nejčastěji můžete přijít o práci.
3. Za porušení způsobilosti. Akce nad rámec kompetence zaměstnance nejsou povoleny.
4. Za porušení pracovního harmonogramu atd. Za porušení pracovního harmonogramu, protipožárních předpisů nebo bezpečnostních opatření je rovněž odpovědný zaměstnanec.

Klady a zápory profese

Tato profese má, stejně jako mnoho jiných, řadu výhod a nevýhod. Jaké jsou výhody práce na vedoucím kanceláře?

Odpovědi pracovníků, kteří pracují v této oblasti, se týkají především vysoké poptávky po této profesi: po získání zkušeností v této oblasti není nalezení lepšího placeného místa obtížné. Tyto administrativní dovednosti, které se získají v pracovním procesu, jsou důležité v každodenním životě. Kromě toho, práce jako vedoucí kanceláře vám umožní rozvíjet vaše komunikační schopnosti.

Mezi mínusy patří zvýšená psychická zátěž zaměstnanců, protože v jednom pracovním dni musíte vyřešit řadu různých problémů. Kromě přímých povinností navíc manažeři často naloží manažery kanceláře osobními požadavky a dalšími pokyny.

Kde studovat profese?

Správce kanceláře, kdo to je, je zřejmé z výše uvedeného. Kde se však lze tuto profesi naučit?

Neexistuje žádná speciální fakulta, která by připravovala vedoucí kanceláře na jakékoli univerzitě. Manažer však často chce, aby osoba s vysokoškolským vzděláním zastávala tuto pozici. Jaké vzdělání to bude, není vždy důležité - hlavní věc je, že uchazeč je absolventem univerzity. V provinčních městech lze tuto pozici zaujmout i po 9 třídách vzdělávání. Každá společnost samostatně rozhoduje o tom, který vedoucí kanceláře to vyžaduje.

Zaměstnavatel bude mít zájem především o další charakteristiky uchazeče:

• zda již dříve pracoval v této oblasti;
• Jak dobře zběhlý v počítači;
• Ví papírování;
• Hovoří jazyky atd.

Nemůžete slevu na komunikační schopnosti člověka. Pokud je vše v pořádku podle těchto ukazatelů, zvyšuje se šance na získání zaměstnání.