Dokumentační profese: pracovní povinnosti

Tok dokumentů je důležitou součástí činnosti a nezbytným prvkem řízení jakékoli instituce, organizace, podniku. Obchodní papíry musí být správně sestaveny, systematicky a optimálně skladovány. S rozvojem ekonomiky rostou informační toky a počet dokumentů ve všech sférách lidské činnosti. Proto v dnešní době roste poptávka po poměrně nové profesi - správce dokumentů.

Kdo je správce dokumentů

Specialista na dokumenty je specialista, který se zabývá registrací a účtováním dokumentace. Související profese jsou sekretářka, archivářka, úřednice.

Administrativní dokumenty vedení by měly být řádně vypracovávány v souladu se standardy a upozorňovány na zaměstnance a přesně na ty, pro něž byly příkazy určeny. Dokumenty bývají zastaralé, vycházejí z oběhu. V takovém případě musí být tříděny v souladu s legislativními předpisy o vedení záznamů a umístěny do archivu. To vše provádí správce dokumentů.

Pracovní povinnosti odborníka na dokumenty se mohou zdát nudné. Ale to je jen na první pohled. Prostřednictvím rukou správce dokumentů, zejména pokud je jediným odpovědným za správu dokumentů v podniku, procházejí všechny informační toky, může sledovat práci všech oddělení a porozumět mechanismům činnosti a rozvoje společnosti.

Ve velkých organizacích jsou odpovědnosti odborníků při práci s dokumenty obvykle rozděleny: design, registrace, vstup do elektronické databáze, kontrola provádění, ukládání provádějí různí lidé a dokonce celá oddělení.

Co musí správce dokumentů vědět

Aby odborník správně vypracoval dokumenty, ve kterých jsou informace uváděny stručně, jasně a jasně, musí znát účel a formy sestavování všech typů dokumentů. Aby bylo možné zjistit, jak vypadá právně závazný dokument, musí vlastnit základy práva.

Protože dnes je většina dokumentů uložena na elektronických médiích a je zapotřebí počítačová výměna informací, musí software pro správu dokumentů rozumět softwaru. Musí vytvářet elektronické databáze a musí být schopen komunikovat s personálem obsluhujícím automatizované systémy pro vytváření, ukládání a přenos dokumentů.

Chcete-li dokumenty ukládat do archivu, musí znát určitá pravidla a specifikace. Účel dokumentů a jejich důvěrnost, podmínky, podmínky uchovávání - podle těchto kritérií je třeba třídit dokumenty v archivu a poté vytvořit efektivní vyhledávací systém.

Odpovědnosti za dokumentaci

Mezi pracovní povinnosti správce dokumentů v instituci patří

- příprava, účetnictví, uchovávání a kontrola dokumentů;

- systematizace pracovního postupu a zajištění pohybu dokumentů;

- Organizace optimálního toku dokumentů v rámci organizace;

- organizace ukládání a vývoje klasifikátorů dokumentace;

- třídění, zkoumání hodnoty a převod do archivu dokumentů s vypršenou platností;

- zefektivnění příchozí dokumentace;

- vývoj standardních formulářů a listů dokumentů;

- vytváření databází dokumentů s vytvářením registračních čísel a indexů a adres elektronických úložišť;

- příprava potřebných materiálů pro schůzky, jednání a schůzky.

Vedoucí správce dokumentů vykonává úřední povinnosti ve skutečnosti stejné, ale s větším podílem odpovědnosti a navíc zadává úkoly zaměstnancům s nižším hodnocením.

Pracovní povinnosti správce dokumentů ve vzdělávací instituci

Správce dokumentů ve vzdělávací instituci by měl znát, mimo jiné legislativní akty, zákon Ruské federace „o vzdělávání“. Protože mateřské školy a školy mají omezený počet zaměstnanců, správce dokumentů kombinuje povinnosti tajemníka, úředníka a zaměstnance, řídí se metodickými doporučeními pro práci s dokumenty ve všeobecných vzdělávacích institucích (dopis Ministerstva školství Ruské federace ze dne 02.12.2000 č. 03-51). / 64).

Povinnosti správce dokumentů v mateřské škole zahrnují mimo jiné přípravu pracovních smluv se zaměstnanci a vyhotovování osobních spisů a vedení dětské knihy. Pracuje také s vojenským registračním pultem a vede příslušnou dokumentaci, pokud jsou v instituci vojensky odpovědní zaměstnanci.

Správce dokumentů plní oficiální povinnosti ve škole tím, že připravuje návrhy správních dokumentů o pohybu kontingentu a vyplňování osobních spisů, vede abecední knihu studentů a zohledňuje hodiny školní práce zaměstnanců školy, zpracovává a zpracovává přenos osobních souborů studentů do archivu.

Vysoké školy provádějí nejen vzdělávací, ale i vědecké činnosti.

Povinnosti vedoucího dokumentu na univerzitě přinášejí odborníkovi alespoň obecně porozumět profilu konkrétní fakulty, protože musí připravovat podklady pro schůzky a schůzky a jménem děkana uchovávat jejich zápisy a telefonní rozhovory.

Osobní vlastnosti specialisty na správu dokumentů

Pozornost je nejdůležitější kvalita specialisty při práci s dokumenty. Seznam osobních kvalit potřebných pro práci s obchodními doklady doplňuje přesnost, svědomitost a odpovědnost. Chyby v údajích, porušení zákona, ztráta dokumentů mohou společnosti stát při uzavírání smlouvy nebo personálním auditu hodně.

Svazky informací, se kterými pracuje správce dokumentů, vyžadují dobrou paměť.

Pro práci v jakékoli oblasti potřebuje vytrvalost a gramotnost při práci s papíry a v oblasti personálního řízení - a organizačních schopností, kreativity a komunikačních dovedností.

Stanovení správných cílů a práce se strukturou společnosti, tzv. Podnikatelské kvality, jsou nezbytné, aby správce dokumentů uspořádal optimální pracovní postup a klasifikátor.

V malých firmách často pracuje správce dokumentů sám. Sebeorganizace, disciplína a sebeovládání pomáhají organizovat efektivní práci.

Požadavky na dokumentaci

Pevný regulační rámec pro správu dokumentů vyžaduje školení. Proto je při najímání vyžadován diplom vysoké školy nebo středoškolské speciální vzdělávací instituce v oborech „Dokumentace“, „Podpora dokumentace podniku“. Existují také související speciality: „Podpora dokumentace v jurisprudenci“ nebo „Informační podpora podniku“.

Legislativní a zákonné, správní, normativní a řídící dokumenty vyšších orgánů vztahující se k pracovním postupům jsou obecné požadavky na dokumenty, které by měl správce dokumentů znát. Pracovní povinnosti vyžadují znalosti nebo alespoň jejich základy o metodách analýzy, výzkumu, návrhu, implementace a vývoje dokumentačních systémů, o návrhu a provozu automatizovaných systémů řízení; organizace archivace a základního programování.

Výhody a nevýhody povolání správce dokumentů

Povolání správce dokumentů je univerzální. Diplom a znalosti specializace umožňují absolventovi pracovat v jakékoli organizaci, protože pracovní tok je všude. To je hlavní výhoda profese.

Druhou výhodu lze považovat za příležitost pracovat jako správce, archivář, úředník, asistent sekretáře, vedoucí kanceláře, asistent vedoucího, a nikoli pouze správce dokumentů.

Třetí plus je, že přes zdánlivě rutinní práci je správce dokumentů v centru informačních toků v organizaci a vlastní téměř všechna svá tajemství. Někdy je kromě vyššího vedení jediným vlastníkem těchto tajemství.

Pracovní zkušenosti a podnikatelský duch umožňují správci dokumentů zorganizovat vlastní podnikání pro poskytování informačních služeb, je-li to žádoucí.

Mezi výhody profese patří práce v kanceláři v dobrých podmínkách, bez ohledu na profil podniku a přísný pracovní rozvrh.

Nevýhodou dokumentárního povolání je uniformita a hlavně velká odpovědnost.

Kde může pracovat správce dokumentů?

Protože správci dokumentů, kteří získali vzdělání ve svém profilu, mohou pracovat se všemi typy dokumentů (účetními, personálními, vědeckými a technickými), lze o ně žádat v různých organizacích:

- u úřadů, místních i státních;

- v řídících orgánech oddělení;

- v archivních a dokumentárních službách inženýringu a designu, výzkumných institucí, ve zdravotnictví, archivu, knihovně a muzeu, struktury vymáhání práva;

- ve správních službách a útvarech komerčních struktur: papírování, kancelářské řízení, personální řízení;

- v oblasti vývoje informačních systémů, poradenství v oblasti dokumentace, auditu informační bezpečnosti.

Kariérní růst správce dokumentů závisí na místě výkonu práce. Ve velkých strukturách se může obrátit na vedoucího záležitosti, v malém - na asistenta vedoucího. Vrchol kariéry v oblasti správy dokumentů lze považovat za přípravu dokumentů pro vládu a prezidenta Ruské federace.