Video: 21 povolání/ Berufe - na příkladech z praxe 2024, Červenec
Mnoho dívek sní o zahájení kariéry s funkcí referentky. To je zcela normální a rozumná touha. Pouze ne každý přemýšlí o tom, co je k tomu zapotřebí (s výjimkou atraktivního vzhledu). Ale stálo by to za to. Konec konců, referent není jen „krásná tvář“ vedle vůdce. Spíše jde o „průvodce“ ve všech otázkách: vševědoucí a chytrá dívka, která najde cestu ven z jakékoli situace. Pojďme se blíže podívat.
Co musíte udělat
V každé organizaci existuje pokyn referentky. Obsahuje seznam (někdy podrobně, někdy ne příliš) úředních povinností. Patří sem dovednosti. Osoba, která má štěstí, že takovou práci získá, by měla být schopna komunikovat s klienty, jednat (osobní a telefon), vybírat a organizovat materiály, připravovat souhrny a další. To znamená, že je jasné, že tento člověk by měl mít spoustu dovedností. Specifika závisí na směru společnosti. Například právní poradce musí například porozumět právním složitostem. Stává se, že tato pozice je spojena se schopností řešit organizační záležitosti. Jinými slovy, referent je „pravá ruka“ vůdce. Vždy je v křídlech, musí vědět všechno, co šéf potřebuje pro svou práci.
Některé „speciální“ profesní otázky
Zde stojí za to objasnit, co se obvykle skrývá za scénami. Protože referent je přesně ten člověk, který s šéfem nejčastěji komunikuje, musí mít nějaké diplomatické schopnosti. Proč? Je to jednoduché: vůdce (zejména velký tým) nemá čas se vypořádat se všemi nuancemi vztahu. Obvykle je mužem práce. Když má někdo narozeniny, kdo porodí, má děti - to ho zajímá pouze v souvislosti s pracovními okamžiky. Všechny tyto „malé věci“ padají na ramena asistentky sekretáře. Je povinen informovat šéfa, kdy má svátek informovat o napětí vytvořeném v týmu (pokud to stojí za pozornost). Ukazuje se tedy, že nejdřív to musí zjistit asistent, sekretářka, přebytečné množství a poté „načíst“ manažera. Tato práce není snadná! Ale to bylo z oblasti neformálních povinností.
Hlavní funkce
Téměř veškerá kancelářská práce spadá do podílu asistenta sekretáře v malých firmách. Z velké části to. To znamená, že se budete muset naučit psát dopisy, správně zařídit příjem a odesílání, registraci, distribuci (pokud existují) atd. Je jasné, že člověk nemůže obejít bez dokonalé znalosti ruského jazyka. Chybová písmena jsou zkaženou tváří společnosti. Někdy je nutné, aby osoba se znalostí cizích jazyků pracovala na této pozici. Dále je referentem osoba, která spojuje zaměstnance společnosti (nebo jejích útvarů) navzájem. Mezi jeho funkce patří správné rozdělení informačních toků mezi strukturálními jednotkami, které pracují na jedné velké věci. Referent je povolání poměrně komplikované, protože je třeba mít na paměti mnoho podrobností a faktů. To vše je nutné, aby se vůdce cítil pohodlně a nebyl rozptylován maličkostmi od hlavní linie.
Osobní kvality
Protože práce referenta je založena na komunikaci, vyberou pro tuto pozici komunikativní, nekonfliktní osobu. V každé společnosti je to „klíčový“ příspěvek. Osoba, která ho okupuje, má velký vliv na vůdce i kolegy. Proto je nutnost slušnosti. Pomocný sekretář by také měl být přesný, chytrý, dokonce kreativní. Člověk musí být schopen najít přijatelnou cestu z jakékoli situace. Recenzent nejprve přemýšlí o „tváři“ svého zaměstnavatele a poté o sobě. Úroveň odpovědnosti není jen vysoká, ale celosvětová. Ne každý se s takovou zátěží dokáže vypořádat. Proto se musíte před podáním žádosti o tuto pozici pečlivě zamyslet. Pomocný sekretář na pracovišti by měl být schopen uvést své zájmy do pozadí. Na první - vše, co je nutné, aby šéf pracoval. Mimochodem, to je důvod, proč dívky nejčastěji zastávají tuto pozici, protože péče o souseda u žen je v krvi.
Důvěrná informace
Je zřejmé, že s tak úzkou komunikací bude referentovi známo mnoho skutečností, které by neměly být zveřejněny. Nejedná se pouze o profesionální tajemství a obchodní tajemství. Tajemník, jako blízký přítel, je často důvěryhodnými a osobními údaji. Stojí za zmínku, že referent musí ukládat důvěrné informace. To je jedna z jeho hlavních odborných dovedností.
Jaké vzdělání je potřeba
Hlava se snaží vybrat referenta na základě směru činnosti. To znamená, že žadatel musí mít diplom odpovídající práci společnosti. Kromě toho jsou pro tuto funkci často vybíráni lidé s právnickým vzděláním. To je výhodné, pokud často musíte uzavírat obchody, připravovat další dokumenty. Mezi nejjednodušší požadavky patří plynulost všech počítačových programů (kancelář), schopnost tisku (rychle a kompetentně). Vzhledem k tomu, že referent je ve skutečnosti poradcem, musíte mít dovednosti, abyste našli informace na webu i offline. Chytrý člověk s rychlou reakcí je na takovou pozici častěji přijímán než držitel „správného“ diplomu, který neví, jak rychle zvládnout situaci.
Místo výkonu práce
Takové postavení referenta-sekretáře je nyní téměř v každé kanceláři. Často se to nazývá jen tímto způsobem a člověk vykonává různé funkce. Vše záleží na velikosti společnosti, úkolech, počtu zaměstnanců. V některých podnicích vykonává sekretář také funkce účetního, v jiných - právníka a podobně. To je skvělý začátek pro osobu, která hledá kariérní růst. Na krátkou dobu můžete ovládat mnoho dovedností, ovládat různé profese, hlavní věcí je porozumět práci společnosti, "dotknout se" vše svými rukama. Ale musíte se „točit“ velmi rychle. Protože mnoho informací bude muset být zpracováno ve vysokorychlostním režimu. Ale pokud všechno vyjde, pak získané znalosti budou stačit k zahájení nezávislého výstupu na ty linie, které sami určíte. To však vůbec není nutné. Protože povolání referenta, pokud to berete vážně, je samo o sobě zajímavé. Ona to nedovolí
běžet úzkým směrem, neustále zvládat všechny nové objemy znalostí, zlepšovat se.
Jak získat rozhovor
Pokud se rozhodnete, že se s takovou odpovědnou prací budete vypořádat, měli byste předložit životopis pro volná pracovní místa. Nezapomeňte zkontrolovat gramotnost odpovědí. Mějte na paměti, že pravopisné chyby okamžitě sníží vaše šance na nulu. Styl by měl být také omezeným obchodem. Každé z vašich slov bude pečlivě zváženo a uváženo. Pak začnou „pokusy“. Budete muset věnovat nějaký čas prokázat, že budete moci být hodný asistent vůdce. Každá společnost přichází s vlastními metodami. Připravte se však na to, že musíte mluvit s různými úředníky, připravit několik úředních dokumentů, odpovědět na několik telefonních hovorů. Musíte také vzít v úvahu skutečnost, že váš vzhled bude přísně kontrolován. To znamená, že budou „zkoumat“ od hlavy až k patě. Nejčastěji budete muset prokázat obchodní styl oblečení (líčení, účes). Je také nežádoucí používat silné aroma. Přemýšlejte nad každou maličkostí! Všechno ve vás by mělo být diskrétní, ale atraktivní. Tip: zůstat skromný, ale sebevědomý. Buďte chytří, ale ne arogantní. Pak by všechno mělo určitě přijít!
