Video: Práce s lidmi na ulici 2024, Červenec
Velká organizace - velké práce. Vedoucí korporace nebude všude včas, a to ani za pomoci poslanců. Aby bylo možné den správně naplánovat, nezapomenout na nic, distribuovat a kontrolovat práci, potřebuje správce asistenta. Co dělá zaměstnanec v této pozici, co by měl vědět a vědět?
Asistent manažera: jeho role v organizaci
Podle logiky klasifikátoru povolání, schváleného na státní úrovni, patří asistent vedoucí do kategorie vůdců, protože dohlíží téměř na všechny záležitosti související s kompetencí první osoby.
Některé organizace současně interpretují pozici asistenta manažera jako administrátora, manažera nebo tajemníka: první dvě pozice zahrnují organizační a administrativní funkce, třetí - prezentační a podpůrné funkce. Klasifikátor profesí rozděluje tyto typy práce do různých kategorií - specialisté, techničtí zaměstnanci, ale pouze vedoucí je hodnocen jako vedoucí.
Jak definovat podmínky zaměstnání?
Při najímání asistenta manažera nebo tajemníka by organizace měla určit status, práva a povinnosti tohoto zaměstnance, protože na tom závisí požadavky na úroveň vzdělání, kvalifikaci a zkušenosti uchazeče.
- Stačí, když má recepční úplné střední vzdělání a etiketa a techniky pro práci s kancelářským vybavením žadatele se vyučují přímo na pracovišti.
- Správce musí mít alespoň bakalářský titul, musí mít organizační schopnosti a energetický charakter a musí mít také určité pracovní zkušenosti, v závislosti na firemních požadavcích.
- Manažer jako zástupce odborníků vyžaduje vzdělání minimálně úplného vysokoškolského vzdělání, pracovní praxe je volitelná, ale společnost stanoví tento standard podle svého uvážení.
- Asistent manažera. Z této pozice vyplývají stejné kvalifikační požadavky jako u vedoucího: úplné vysokoškolské vzdělání, praxe v oboru po dobu nejméně 2 let. Pravděpodobně bude vyžadovat zvláštní osobní vlastnosti uchazeče a případně pokročilé školení.
K čemu je popis práce?
Asistent manažera je jako úředník povinen jednat v rámci svých funkčních práv a plně vykonávat předepsané funkce. Zaměstnanec však nemusí být ani vůdcem, ale musí plnit své pracovní povinnosti v dobré víře a včas.
Objednávka neobsahuje podrobný popis těchto kompetencí a ani v případě smlouvy není seznam funkcí vždy vyčerpávající. Aby se předešlo nesrovnalostem při určování mandátu zaměstnance, musí popis práce asistenta vedoucího organizace obsahovat podrobné povinnosti, práva, která má, jakož i opatření odpovědnosti za porušení pracovní smlouvy, vnitřní pracovní předpisy, poškození zaměstnavatele atd.
Personal Assistant Manager
Asistentský popis práce je modelován podle podobných pokynů pro manažera nebo jeho zástupce, s výjimkou některých prioritních funkcí strategického plánování a řízení. Pravděpodobně nebude asistent také pověřen přijímáním a propouštěním zaměstnanců, právem nakládat s finančními prostředky podniku, vydáváním plných mocí a dalšími pravomocemi, které osobně patří vedoucímu.
Zákon vám však umožňuje delegovat jakékoli funkce na důvěryhodného zaměstnance za předpokladu, že má dostatečnou kvalifikaci, znalosti, zkušenosti a oprávnění k řešení těchto problémů. Důležité je pouze správně formalizovat pověření zaměstnance - na základě plné moci nebo plné moci.
Současně by popis práce asistenta vedoucího podniku měl odrážet skutečně vykonanou práci.
Typické sekce
Struktura popisu práce je stanovena ve státních kvalifikačních adresářích a obsahuje všechny základní požadavky na zaměstnance a nuance pozice, jakož i její místo v organizační struktuře organizace.
Popis úlohy „Assistant Manager“, stejně jako všechny ostatní, by měl obsahovat následující části:
- Obecné podmínky. Označuje postup pro přijímání a propouštění, podřízenost, postup při výměně zaměstnance.
- Pracovní funkce. Jedna z nejdůležitějších částí, které je třeba podrobně promyslet.
- Práva přiznaná zaměstnanci.
- Meze odpovědnosti za porušení.
- Kvalifikace, odborná praxe, úroveň vzdělání.
- Co by měl zaměstnanec vědět v dané pozici.
- Vztah mezi ním a ostatními částmi organizace.
Označené části nelze oříznout, je však možné je rozšířit a přidat potřebné body.
Popis úlohy Asistent manažera: ukázka
Schváleno:
Ředitel (název organizace)
podpis
(CELÉ JMÉNO.)
datum schválení
Popis úlohy „Assistant Manager“
1. Základní podmínky
1.1. Profesní kategorie "Leaders".
1.2. Je přijato a odvoláno z práce příkazem ředitele.
1.3. Podání: přímo řediteli.
2. Funkce
Asistent manažera:
2.1. Koordinuje práci útvarů, sekcí a dalších divizí podniku v souladu s pokyny, usneseními a příkazy ředitele.
2.2. Sleduje lhůty pro provedení kontrolních příkazů ředitele strukturálních jednotek.
2.3. Vypracovává ředitelův pracovní plán na další pracovní den a včas jej předkládá hlavě.
2.4. Organizuje a kontroluje kancelářské práce v podniku, kontroluje, zda jsou v souladu s požadavky zákona.
2.5. Poskytuje účetnictví a registraci všech zmocnění vydaných ředitelem.
2.6. Spravovat úředníky a kontrolovat výsledky jejich činnosti.
Doplnit v závislosti na potřebách konkrétní organizace a profilu pozice.
3. Pravomoci
Asistent manažera má právo:
3.1. Seznámit se s rozhodnutími o podniku.
3.2. Účastnit se schůzek řídícího aparátu.
Doplnit v závislosti na potřebách konkrétní organizace a profilu pozice.
4. Odpovědnost
Asistent manažera odpovídá za:
4.1. Pro neplnění nebo nesprávné plnění jejich povinností stanovených tímto pokynem, příkazy a směrnicemi ředitele, platná legislativa upravující činnost podniku.
4.2. Pro nedostatečnou kontrolu nad činností podřízených pracovníků.
4.3. Pro zveřejnění informací s omezeným přístupem.
Doplnit v závislosti na potřebách konkrétní organizace a profilu pozice.
5. Kvalifikace
Asistent manažera musí mít úplné vysokoškolské vzdělání s profilovou pracovní zkušeností alespoň 2 roky.
6. Musí to vědět
Stávající právní předpisy, charta, kolektivní smlouva (je stanoveno, jaké úkony a normy by měl zaměstnanec znát).
7. Interakce
Je uvedeno, s kým a na jakých záležitostech asistent manažera spolupracuje.
Dohodnuto:
Vedoucí lidských zdrojů
Podpis
(CELÉ JMÉNO.)
Právní zástupce
Podpis
(CELÉ JMÉNO.)
Seznamuje se:
podpis
(CELÉ JMÉNO.)
Specifické kompetence pomocného projektového manažera
Předpokládá se, že řízení projektu je dočasnou pozicí, a asistent přebírá určité povinnosti až do dokončení projektu. Jeho funkční odpovědnost bude záviset na specifikách a tématech projektu, jakož i na potřebách konkrétní organizace.
Popis práce asistenta projektového manažera pro funkce bude více specializovaný, ale s administrativní a organizační barvou. Typické odpovědnosti za tuto pozici lze nalézt v příručce kvalifikace a poté je upřesnit situaci.
Liší se povinnosti asistenta manažera v obecných otázkách?
Povinnosti zástupce generálního ředitele a zástupce ředitele pro obecné záležitosti se budou lišit. Ve druhém případě se ovšem pravomoci ukáží na užší zaměření, protože vedoucí obecných záležitostí není zodpovědný za všechny činnosti organizace, ale pouze za samostatný sektor.
Popis práce asistenta manažera v obecných otázkách se sestavuje na základě funkcí „asistovaného“ šéfa. Základem bude tedy sféra její odpovědnosti a funkcí.
Popis práce „Assistant Manager“ je v tomto případě vhodný jako základ, na kterém můžete stavět při vytváření nových dokumentů pro související pozice.
