Video: Nástroje formativního hodnocení na dálku – gradované úlohy a kritéria hodnocení 2024, Červenec
Pozice zaměstnance archivu se nazývá archivář. Hlavním úkolem odborníka v této oblasti je zorganizovat práci archivu a oběhu dokumentace v něm. Tito odborníci jsou potřební všude tam, kde existuje velký obrat oficiálních dokumentů, zejména v organizacích souvisejících s pojišťovnictvím, financemi a zejména ve státních podnicích. Hlavním dokumentem, na který by se měl nový zaměstnanec odvolat, je popis práce archivátora.
Obecná ustanovení
Archivátora může přijmout nebo odvolat pouze vedoucí podniku. Kromě toho by se měl nejprve odvolat na stávající právní předpisy dané země. V pokynech by měla být uvedena osoba, která je přímým vedoucím odborníka zastávajícího tuto funkci.
Aby mohl člověk pracovat jako archivář, musí získat počáteční odborné vzdělání a poté může být přijat na místo i bez zkušeností v této oblasti. Existuje možnost, že člověk se středním nebo všeobecným vzděláním získá práci, ale pak by měl v tomto směru absolvovat zvláštní školení. Pracovní zkušenosti pro tuto pozici jsou volitelné.
Co by mělo vědět
Z popisu práce archivátora podniku vyplývá, že zaměstnanec musí mít určité znalosti: je povinen prostudovat předpisy, pokyny a úplný seznam právních dokumentů vztahujících se k podnikání v archivu v této organizaci. Kromě toho musí vědět, jak ukládat, používat dokumenty a také podle jakých standardů je přijímat a předávat. Jeho znalosti by měly zahrnovat jednotný státní systém kancelářské práce. Kromě toho musí rozumět tomu, jak jsou zpracovávány popisy uložených dokumentů, které z nich je třeba ukládat natrvalo, a které pouze dočasně, a také vypracovat úkony týkající se jejich zničení.
Z popisu práce asistenta archiváře vyplývá, že musí vědět, jak se věci dělají, podle jakých pravidel se připravují pro budoucí použití a bezpečnost, jak se vedou záznamy a jak se v podniku připravují prohlášení. Tato osoba musí rozumět struktuře společnosti, ve které pracuje, jakož i pravidlům pro používání zařízení a všem technickým prostředkům nezbytným k provádění práce v archivu. Kromě toho je povinen znát všechny vnitřní předpisy a zákony organizace, včetně ochrany práce, požární bezpečnosti, rutin atd.
Povinnosti
Z popisu práce archivátora rozpočtové instituce vyplývá, že musí vykonávat určité funkce: provádět práce související s archivací, uchovávat archivovanou dokumentaci, evidovat obdržené dokumenty, rozvíjet nomenklaturu a kontrolovat správnost registrace souborů před archivací. Pokud taková potřeba existuje, šifruje úložné jednotky, systematizuje umisťování případů a vkládá je do registru.
Z popisu práce archivátora zdravotnického zařízení vyplývá, že by měl připravit souhrnný popis uložené dokumentace, její distribuci do dočasných a neomezených jednotek. Musí vést záznamy a ničit dokumenty včas, jejichž trvanlivost již vypršela, a také vyvinout systém, pomocí kterého bude možné požadovaný dokument snadno a rychle najít.
Další funkce
Kromě toho jeho pracovní povinnosti vyžadují přítomnost během zkoušky pro dostupnost dokumentů pro vědu a nejen. Musí zajistit, aby dokumenty zůstaly nedotčeny, a v případě potřeby s nimi provést restaurátorské práce. Tento specialista také zajišťuje, aby prostory archivu měly všechny nezbytné podmínky pro normální ukládání dokumentů.
Archivátor musí sledovat dodržování pravidel požární ochrany a používat k práci s dokumenty moderní technické prostředky. Na žádost zaměstnanců a návštěvníků organizace je povinen vydávat kopie nebo originály archivní dokumentace, vypracovávat reference s využitím informací dostupných v archivu a připravovat zprávy o své práci.
Práva
Popis práce lékařského archiváře naznačuje, že má určitá práva. Může požadovat a přijímat dokumenty, které se vztahují k jeho práci. V případě potřeby může spolupracovat s odborníky z jiných oddělení podniku nebo z jiných organizací, pokud mu to pomůže při řešení jeho kompetentních otázek. Pokud existuje taková potřeba, může zastupovat zájmy své společnosti v jiných organizacích v jakýchkoli záležitostech, které se přímo týkají práce archivu.
Odpovědnost
Popis práce archivátora předpokládá, že je odpovědný za nesplnění svých povinností a za nekvalitní práci, za poskytnutí nepravdivých nebo zkreslených informací o provedených úkolech, za odmítnutí plnit příkazy úřadů.
Kromě toho odpovídá za situace, kdy byla zjištěna porušení, bezpečnost nebo jiná opatření, která ohrožují běžný provoz podniku, a zaměstnanec je neoznámil a nepřijal žádná opatření k odstranění problému. Za porušení pracovních norem odpovídá archivář.
Pracovní podmínky
Pracovní náplň archiváře naznačuje, že vedení organizace by mělo stanovit hodiny své práce v souladu s pracovními předpisy. V případě potřeby výroby mu musí společnost poskytnout pracoviště s přihlédnutím ke všem normám a standardům a všem potřebným pro realizaci služebních cest, včetně místních. Rovněž má právo podepisovat dokumenty v rámci své působnosti.
Závěr
Hlavním dokumentem, na který by se měl odborník na tuto pozici spoléhat, je popis práce archivátora. Bez ohledu na to, ve které organizaci pracuje, práva, povinnosti, funkce a znalosti se prakticky shodují a mohou se lišit v závislosti na potřebách konkrétního podniku a úkolech, které řídící tým svěřuje svým zaměstnancům.
Taková práce vyžaduje pozornost, vytrvalost, znalost bezpečnostních pravidel pro důležité papíry, znalost hodnocení hodnoty určitých dokumentů, jakož i schopnost organizovat, rychle najít a šifrovat dokumenty. Dalším důležitým faktorem je práce s lidmi, protože profese archivátora zahrnuje vydávání a přijímání různých dokumentů, kontrolu správnosti jejich kompilace a pravosti. Pouze pozorný člověk, připravený pracovat s velkým množstvím informací a zastupovat zájmy společnosti v jiných organizacích, bude schopen správně a spolehlivě vykonávat pracovní povinnosti v této pozici.
