Technika a pravidla pohovoru. Fáze a metody pohovoru

Uchazeči o postavení se zpravidla starají před pohovorem a pečlivě se na něj připravují. Ale pro zaměstnavatele není tato událost o nic méně zodpovědná. Aby si nezmeškal hodnotný odborník, musí náborář důkladně znát pravidla pro vedení pohovoru.

Klíčové typy rozhovorů

Nejprve musí zaměstnavatel rozhodnout, jak se bude konat schůzka s uchazečem o místo. To do značné míry určuje pořadí a pravidla pohovoru. Techniky jsou následující:

• Biografický rozhovor. Během takového pohovoru se náborář snaží naučit co nejvíce o předchozí pracovní zkušenosti uchazeče. Můžeme tedy dojít k závěru o jeho schopnostech a předpovědět, jaké výhody takový zaměstnanec přinese organizaci.
• Situační rozhovor. Náborář představuje kandidátovi praktický úkol (hypotetický nebo skutečný). To umožňuje vyhodnotit skutečné dovednosti žadatele, jeho myšlenky i jeho schopnost najít cestu ven ze složitých situací.
• Strukturovaný rozhovor. Zaměstnavatel předem sestaví seznam otázek ve skupinách. Náborář tak dostává přesně ty informace, které jsou pro něj podstatné.
• Rozhovor o způsobilosti. Během rozhovoru zaměstnavatel zjistí, zda má potenciální zaměstnanec vlastnosti a dovednosti nezbytné pro kvalitu práce.
• Stresující rozhovor. Aby posoudil odolnost kandidáta vůči emočnímu stresu a rychlost reakce na nepředvídané situace, snaží se ho zaměstnavatel zbláznit. K tomu je možné použít provokativní otázky nebo neočekávané triky.

Fáze rozhovoru

Pro získání nejlepších zaměstnanců pro vaši organizaci by měl být zaměstnavatel obeznámen s metodami a pravidly pohovoru. Kroky jsou následující:

• Výcvik. Časový rámec a obsah pohovoru stanoví zaměstnavatel. Probíhá studie životopisů kandidátů a sestavuje se přibližný seznam otázek. Kvalitně provedené školení je klíčem k úspěšnému pohovoru.
• Předběžná komunikace. Toto je vítaná část, během níž se účastníci představí, a náborář vysvětlí účel a postup uspořádání schůzky. Tato fáze představuje čtvrtinu celkové délky trvání rozhovoru.
• Hlavní část. Během této fáze zaměstnavatel zjistí významné body, jako jsou kompetence a osobní vlastnosti žadatele.
• Poslední fáze. Zaměstnavatel ukončí rozhovor a shrne průběžné výsledky.
• Rozhodování. Po setkání se všemi uchazeči o volné pracovní místo zaměstnavatel analyzuje obdržené informace a učiní konečné rozhodnutí.

Cíle rozhovoru

Efektivní pohovory jsou možné pouze tehdy, pokud zaměstnavatel jasně rozumí tomu, co chce vědět. Při komunikaci s žadatelem byste měli dostat odpovědi na následující otázky:

• Skutečný důvod k nalezení nového zaměstnání. Pokud osoba porušila podmínky pracovní smlouvy nebo disciplíny, je možné, že k tomu dojde znovu.
• Je kandidát pracovitý nebo líný? Na tom závisí kvalita práce.
• Jak rychle je reakce partnera? Bude záležet na tom, jak brzy se dokáže přizpůsobit měnícím se pracovním podmínkám.
• Jak iniciativa je váš partner? Takže pochopíte, zda bude pracovat sám, nebo bude neustále čekat na jasné příkazy.
• Jak je člověk ohleduplný? Tím se určí jeho vztah s potenciálními kolegy.

Klíčová pravidla

Rozhovor s potenciálním zaměstnancem je obtížnou odpovědnou událostí. Zaměstnavatel potřebuje hodně úsilí. Při pohovoru musíte dodržovat zejména tato základní pravidla:

• Připravte dokumenty. Na dosah ruky by měl být seznam uchazečů a shrnutí každého z nich, přibližný seznam otázek, popisy práce. Každému žadateli by měl být přidělen samostatný formulář odpovědi a také by mělo být k dispozici několik prázdných listů pro poznámky.
• Postarejte se o příjemné prostředí. Místnost by měla být čistá, dobře větraná. Na pracovišti by neměly být žádné cizí předměty.
• Během prvních minut buďte opatrní. První dojem účastníka se zpravidla vytvoří tři až čtyři minuty po zahájení rozhovoru.
• Přestávejte. Mezi pohovory s různými uchazeči o místo by mělo uplynout nejméně půl hodiny. V opačném případě můžete přenést na nového účastníka zbytkový dojem předchozího, což může způsobit chybné rozhodnutí.
• Pamatujte na disciplínu. Na pohovor musíte přijít včas nebo předem informovat žadatele o změně termínu schůzky.
• Zaznamenejte si průběh rozhovoru. Zdá se vám, že si vzpomínáte na všechno, ale během několika minut po skončení konverzace můžete zapomenout na základní body. Písemné poznámky vám pomohou rychle obnovit informace o žadateli v paměti.

Na co se zeptat žadatele

Základní seznam otázek stanoví také pravidla pro vedení pohovoru s uchazečem o volné pracovní místo. Zde je třeba se zeptat žadatele:

• "Povězte nám o své předchozí práci." Odpověď vám pomůže pochopit postoj osoby k předchozímu vůdci a organizaci. Přibližně stejným způsobem může v budoucnu mluvit o vaší organizaci.
• "Proč vás zajímá toto volné místo?" Pokud člověk neodpovídá stereotypně, pak práci opravdu chápe a chce růst tímto směrem.
• "Povězte nám o svých silných a slabých stránkách." Je důležité pochopit, jak čestně a objektivně se hodnotí žadatel.
• "Proč jsi opustil předchozí zaměstnání?" Budete schopni porozumět tomu, co přesně vede žadatele - konflikt, nečinnost nebo touha růst a změnit svůj život k lepšímu.
• "Jak můžete pomoci dosáhnout cílů organizace?" Odpověď vám dá vědět, jak moc si je osoba vědoma své role v podniku, jak moc chápe specifika práce.
• "Jakého úspěchu jste dosáhl v předchozím zaměstnání?" Odpověď vám dá představu o tom, zda daná osoba usiluje o osobní nebo obecný výsledek. Stejně důležité je, že dává abstraktní nebo konkrétní odpovědi potvrzené čísly.
• "Proč bychom vás měli najmout?" Zhodnoťte svou schopnost prezentovat se.
• "Co o vás mohl říci předchozí zaměstnavatel?" Je dobré, pokud životopis obsahuje kontakty lidí, kteří vám mohou dát doporučení.

Nestandardní problémy

Ne vždy stojí za to spoléhat se na standardní pravidla pro přípravu a vedení pohovorů. Někdy musíte ukázat trochu kreativity. Zde jsou některé kreativní otázky, které můžete položit žadateli:

• "S čím superhrdinou byste se srovnali?" To vám pomůže rozpoznat skutečnou povahu a hodnoty osoby, se kterou mluvíte.
• "Popište svou ideální práci." Takže můžete pochopit, jak vaše navrhované podmínky odpovídají myšlenkám žadatele.
• "Jak se chystáte připojit k novému týmu?" Odpověď vám dá představu o tom, jak je žadatel přátelský, zda rozloží zavedenou disciplínu.
• "Vysvětlete studentovi podstatu (termín)." Takže pochopíte, zda partner opravdu chápe otázku, nebo prostě pracuje na základě naučených podmínek.
• "Jste připraveni přerušit vaši rodinnou dovolenou za prací?" To vám dá představu o tom, jak upřímný je váš potenciální zaměstnanec.

Zahraniční zkušenost

Pravidla pro přijímací pohovory se v různých zemích světa mírně liší. Můžeme rozlišit takové zavedené metody:

• Britská metoda. To se příliš neliší od obvyklé domácí metody. Zaměstnavatelé žádají uchazeče o pracovní zkušenosti a vzdělání. Bezpochyby se člověk ptá na jeho rodinné a sociální postavení.
• Americká metoda. Pravidla pro provádění pracovních pohovorů v Americe znamenají vytvoření neformální atmosféry. Během večeře nebo mimo město se zpravidla provádí rozhovor s cenným personálem. Předpokládá se, že právě v takovém prostředí jsou nejlepší osobní vlastnosti člověka odhaleny.
• Německá metoda. Němci pečlivě přistupují k výběru personálu. Pro náborového pracovníka jsou důležitá doporučení z předchozích pracovišť. Objemový balíček dokumentů předložený žadatelem je analyzován Komisí. Až po absolvování této „kvalifikační fáze“ je naplánováno osobní setkání.
• Čínská metoda. Pravidla pro pohovory s uchazeči jsou spíše univerzitní zkouškou. Žadatelé plní mnoho písemných a ústních úkolů, za které dostávají určité body. Podle výsledků zkoušky jsou vybráni „vedoucí“, kteří budou přijati na pohovor. Číňané věří, že erudice je na prvním místě, protože vzdělaný člověk se snadno vzdělává v jakékoli práci.

Telefonický rozhovor

Pokud organizace obdrží velký počet pokračování, je vhodné provést předběžnou fázi rozhovoru ve vzdáleném režimu. Stručně řečeno, pravidla pro vedení pohovoru v tomto režimu lze formulovat takto:

• Představte se a objasněte, zda je vhodné, aby s ním člověk mluvil. Pokud ne, zařaďte si čas hovoru.
• Povězte mi, z jaké organizace a jaké volné místo voláte. Žadatelé zpravidla zasílají životopisy na několik míst najednou.
• Zeptejte se objasňujících otázek, zda vám po prostudování životopisu nebylo vše jasné.
• Pokud jste si okamžitě uvědomili, že kandidát pro vás není vhodný, zdvořile se omluvte a rozloučte se. Neztrácejte čas sami nebo jinými lidmi.
• Pokud se vám líbil kandidát, okamžitě si místo a čas pohovoru. Určete, jaké dokumenty by měl žadatel vzít s sebou.

Užitečné tipy

Kromě přísných pokynů pro pohovory byste se měli řídit i několika užitečnými pokyny. Zde je několik tipů pro zkušené náboráře:

• Nevytvářejte překážky. Chyba mnoha zaměstnavatelů spočívá v tom, že komunikují s uchazeči o zaměstnání prostřednictvím počítače. Bude mnohem lepší, pokud budou účastníci pohovoru sedět na židlích na stejné úrovni. Můžete také umístit židli na straně pracovníka náboru.
• Mluvte méně. Během pohovoru by měl zaměstnavatel více naslouchat. Ovládejte se, abyste se nezeptali na hlavní otázky a nedali stopy.
• Odstraňte situaci. Netlačte ani zastrašujte osobu, se kterou mluvíte. Raději zahajte rozhovor vtipem. V takové atmosféře člověk lépe odhalí své osobní a profesionální vlastnosti.
• Nezdržujte schůzku. Pokud jste z prvních minut rozhovoru pochopili, že osoba pro vás není vhodná, neztrácejte čas ani čas. Omluvte se a ukončete konverzaci.
• Vyhněte se častým otázkám. Pokud má zaměstnanec zkušenosti, musel absolvovat mnoho rozhovorů, zná přibližný seznam otázek a může připravit odpovědi. Vaším úkolem je odrazovat partnera.
• Ovládejte průběh dialogu. Jedním z hlavních pravidel vedení pohovoru při výběru personálu není opuštění tématu. Pokud se žadatel začne odchýlit od profesionální linie, neváhejte jej vrátit na správnou stopu.
• Konec konverzace vždy ukončete kladnou poznámkou. I když vám kandidát nevyhovoval, rozloučte se s ním dobrým způsobem, přeji úspěch.
• Vytvořte tabulku korespondence. Toto je vhodný formulář k označení přítomnosti nebo nepřítomnosti charakteristik žadatele, které potřebujete. Tento formulář je zvláště užitečný, pokud potřebujete porovnat více kandidátů.

Co by mělo varovat

Koncept pohovoru a pravidla chování vyžadují zvláštní ostražitost ze strany náborového pracovníka. Při rozhovoru s potenciálním zaměstnancem byste měli být na takové chvíle v pohotovosti:

• Krátká doba na předchozím pracovišti. Náboráři jsou zpravidla skeptičtí vůči lidem, kteří nezůstali v jedné organizaci déle než dva roky. Výjimkou jsou objektivní důvody (přemístění, likvidace podniku, porušení pracovního práva).
• Příliš pestrý popis jeho vlastních výhod a výhod. Musíte uznat, že se jedná o projev pýchy nebo přehánění?
• Hmlistý příběh o předchozích pracovních zkušenostech. Pokud partner zjevně nedokáže popsat své pracovní povinnosti, naznačuje to frivolní přístup k práci.
• Příliš mnoho pracovních zkušeností. Kupodivu je někdy lepší dát přednost osobě, která nemá žádné zkušenosti, než někoho, kdo pracuje na jednom místě po mnoho let. Je mnohem snazší naučit začátečníka od nuly, než přenést zkušeného pracovníka podle vlastních potřeb.

Náborové chyby

Nestačí se naučit základní pravidla pro vedení pohovoru. Měli byste také prostudovat typické chyby náborových pracovníků, abyste jim v tomto procesu nedovolili. O tom je vše:

• Kritéria pro uchazeče o zaměstnání nejsou jasně definována.
• Stejné otázky v různých fázích rozhovoru.
• Falešná interpretace údajů souhrnu „přemýšlením“, nikoli však vyjasněním a specifikací.
• Posouzení žadatele pod vlivem osobních předsudků (například podle státní příslušnosti, náboženské příslušnosti, politických preferencí, vzhledu).
• Vystavení psychologickému útoku účastníka.
• Přecitlivělost na negativní rysy žadatele.
• Pospěšte si při hledání kandidáta na volné místo.
• Chybějící jasný systém rozhodování založený na výsledcích pohovoru.
• Konverzace se žadatelem dolů.